智能密集架的管理系统都是智能部件，配置智能集成管理系统，由一套管理软件进行控制管理。实现档案的条目级管理、档案实物管理、库房及密集架内温湿度的管理控制。

 在使用中档案录入完成后，自动生成识别码、并主动打印条形码，在上架过程中通过无线扫描仪扫描，无线扫描仪自动将存放位置传输给数据库，无需人工输入存放位置。
 可根据档号、档案名称、关键词等查找条件，计算机自动检索文件，可同时实现无数份档案在同一密集架通道或不同密集架通道上的存取，并在电脑与每列密集架的液晶显示屏中清晰显示，使档案存取更方便、更快捷。 

密集柜可与计算机实现有线或无线远距离通讯，实现网络化管理，设有密码，只有输入正确密码才可以进行使用，让资料更加安全放心。架体采用彩色触摸屏控制，操作简单。可实现档案资料录入、借阅、自动催还卷宗、条码管理等功能。

在安全方面控制系统采用的是直流安全电压，让管理人员在使用时处于安全的状态。也设有红外安装检测功能可实时监架体情况，两列架体之间进入人时，架体会进入禁止开启状态。只有等人走出后，才会能继续使用，保护使用人员的人身安全。
 

架体进行通风管理，该密集架提供多组通风接口，我们可以通过智能温度计的显示温湿度，来单击通风按钮，这样子各个通风接口就会自动工作，维护密集架整体的保存环境。通过控制温度和湿度，能够有效的保护好纸质文件物品，提高它们的保存时长，让它们能够在更长的时间内保持优秀的状态。架体照明设备具备架开灯亮，架闭灯熄功能，既节约能源，又能提供必须的照明。