智能密集柜装有集成的管理系统，它通过一套软件就可以进行控制，同时可以实现档案的事物管理，条目级管理的控制。架体装有一个主控的电脑，通过这个电脑就可以进行存取档案，并且显示相关的信息，工作人员可以根据电脑上的显示有针对性的去存取相关的档案和资料，非常的快捷。

那智能密集柜该如何修改档案资料呢？密集柜档案修改：对需要修改内容时，进入“档案修改”按窗口内容进行修改后，按“确定”即可。

档案查询：
按档案查询按钮后，即进入“查询”窗口，根据操作员的权限，可查询不同密级的档案，然后根据“按字头”、“按全名”、“按日期”等查询条件，输入信息，按“查询”钮即可查到所需档案数据及所存放的位置。
再按“打开”按钮后，密集柜就会自动打开，并在所打开列的侧面板的灯会自动闪烁，存在此资料的那一列那一层的的灯也会闪烁。档案查找可以逐个查找也可以成批一次性查找，在成批一次性查找时，只要将要查找的档案名称点击后，放入右边的存贮栏中，然后接“连续查找”按钮即可。

那时先打开第一个要找的资料所在的密集柜，等操作人员离开柜间并关闭保护灯后，会自动打开依次逐个打开架体，直至最后取完档案为止。

管理人员能直接在此触摸屏上操作智能密集柜，并可通过查询到的数据直接打开此区中任何相对应的架体，可显示档案资料列/节/层信息,按功能与触摸屏液晶保持同步。可对密集柜各区，列进行远程灵活操控，直接通过控制屏界面上的模拟图形能随意操控实际中的密集柜，也可通过数据库中档案资料直接打开与资料相对应架体。