西安智能档案柜功能方面每列密集柜装有一台液晶显示屏显示与本列相关的信息。在手动档案柜的基础上，配置智能集成管理系统管理软件进行控制管理。档案录入完成后自动生成识别码并主动打印条形码，通过无线扫描仪扫描，无线扫描仪自动将存放位置传输给数据库，无需人工输入存放位置。

在功能方面使用档案资料可以实现无序存放有序管理，高度智能化管理，主控电脑将存/取档信息发送到每列密集柜控制器终端，每列相关液晶显示屏上清晰显示发出提示信号，档案员可根据提示信号择优进行存取工作。在档案存放时档案位置变更时，智能系统会自动记录新的档案存放位置，使存取简单有序方便快捷，达到高度智能化。

西安智能档案柜的远程控制系统在档案管理的计算机界面上可开启关闭电源管理计算机可设置于客户需要的任何地方，通过密码权限对密集柜进行操作。密集柜具有自动温度计，为了确保档案干燥的保存环境，架体内有温湿度显示仪可根据档案室内的温度和湿度来确定档案资料的安全性。

智能档案柜功能使用具有漏电保护功能以及过载保护功能，通过开关可以紧急停止架体运行和锁定架体禁止其它人操作。具有检测传感器功能在人员进出两列之间时，该传感器安装在架体入口处，可检测人员进出确保操作者的安全。智能密集柜则更适合大量资料的存储与分类整理更加简单，对每本资料的条形码录入进行识别然后存取。使用时，简单查询即可找到自己所需的资料，更加智能化、人性化、信息化。

在西安为每一位用户的安全着想有人进入密集柜内存取档案或者当机械锁定的某一列密集柜时，这时候会自动停下来任何操作都是无效的。当中会有红外线感应装置，如果架体中间有人或物品会有语音进行提示。当工作人员在放档案的时候，不小心档案掉出来了这时候也算架体之间有物品，针对这个问题我们就要及时清除物品，让红外线及时的识别到出入信息。